YR ADRAN ADDYSG A SGILIAU
Cynllun Iaith Gymraeg: 2006
Cyflwyniad
O dan Ddeddf yr Iaith Gymraeg 1993 mae pob corff cyhoeddus sy’n darparu gwasanaethau i’r cyhoedd yng Nghymru yn gorfod paratoi cynllun sy’n disgrifio sut y bydd e’n darparu’r gwasanaethau hynny yn Gymraeg.
Dyma ein cynllun ni.
Mae’n dweud sut y byddwn yn rhoi ar waith, o fewn yr hyn sy’n briodol yn yr amgylchiadau a’r hyn sy’n rhesymol ymarferol, yr egwyddor a sefydlwyd gan Ddeddf yr Iaith Gymraeg sef, wrth gynnal materion cyhoeddus a gweinyddu cyfiawnder yng Nghymru, y bydd y Gymraeg a’r Saesneg yn cael eu trin yn gyfartal.
Mae’r cynllun yn ymwneud â’r gwasanaethau yr ydym yn eu darparu i’r cyhoedd yng Nghymru.
Yn y cynllun hwn, mae’r term cyhoeddus yn golygu unigolion, pobl gyfreithiol a chyrff corfforaethol. Mae’n cynnwys y cyhoedd yn ei gyfanrwydd, neu ran o’r cyhoedd, yn ogystal ag aelodau unigol o’r cyhoedd. Mae’r term yn cynnwys sefydliadau gwirfoddol ac elusennau. Mae cyfarwyddwyr a phobl eraill sy’n cynrychioli cwmnïau cyfyngedig hefyd yn cael eu hystyried o fewn ystyr y term ‘cyhoedd’. Nid ydyw, fodd bynnag, yn cynnwys pobl sy’n gweithredu yn rhinwedd eu swydd fel un o gynrychiolwyr y Goron, y Llywodraeth na’r Wladwriaeth. O’r herwydd, nid yw pobl sy’n cyflawni dyletswyddau swyddogol o natur gyhoeddus, er eu bod yn bobl gyfreithiol, yn cael eu cynnwys o fewn y term cyhoeddus pan maent yn cyflawni’r dyletswyddau swyddogol hynny.
Mae gwybodaeth ychwanegol am gwmpas a diben cynlluniau iaith Gymraeg i’w chael yng nghanllawiau Bwrdd yr Iaith Gymraeg (www.bwrdd –yr-iaith.org.uk).
Caiff y cynllun hwn ei baratoi o dan Adran 21 y Ddeddf – ac yn unol â’r canllawiau a roddwyd gan Fwrdd yr Iaith Gymraeg o dan Adran 9 y Ddeddf. Daeth i rym ar 11/9/06.
Cefndir y sefydliad
Ar ôl yr Etholiad Cyffredinol a gynhaliwyd ym mis Mehefin 2001 cafodd Adran Addysg a Sgiliau newydd ei sefydlu gyda’r bwriad o greu cyfle, rhoi rhwydd hynt i bobl ddatblygu galluoedd cudd a sicrhau rhagoriaeth i bawb.
Mae’r Adran yn cynnwys saith Cyfarwyddiaeth a nifer o Gyrff Cyhoeddus Anadrannol (CCA) sydd naill ai’n meddu ar eu cynlluniau eu hunain, neu y byddant yn sefydlu eu cynlluniau eu hunain, neu’n dilyn Cynllun yr Adran.
Mae’r Adran yn parhau i fod yn gyfrifol, yn Lloegr a Chymru, am: Buddsoddwyr mewn Pobl; Cynghorau Sgiliau Sector; Benthyciadau Myfyrwyr (Hyd at ddechrau blwyddyn academaidd 2006/07); Camymddygiad Athrawon; Cyflog ac Amodau Gwasanaeth Athrawon; a Phensiynau Athrawon.
Lleolir ein staff mewn swyddfeydd yn Llundain, Sheffield, Darlington a Runcorn.
Cyfeiriad gwefan yr Adran yw: http://www.dfes.gov.uk/
Mae ein manylion cyswllt i’w gweld ar ddiwedd y cynllun.
Cynllunio a chyflwyno gwasanaeth
Polisïau a deddfwriaeth
Bydd ein polisïau a’n gwasanaethau yn gyson â’r cynllun hwn. Byddant yn cefnogi’r defnydd a wneir o’r Gymraeg a byddant, pryd bynnag y bo modd, yn cynorthwyo’r cyhoedd yng Nghymru i ddefnyddio’r Gymraeg fel rhan o’u bywydau beunyddiol.
Mae i’r Adran swyddogaeth strategol mewn perthynas â’i CCA a bydd yn dwyn i’w sylw y cyfrifoldebau sydd ganddynt o dan eu cynlluniau hwy eu hunain/Cynllun yr DfES ar gychwyn y broses llunio polisïau a chyn y rhoddir rhaglenni newydd ar waith.
Caiff y berthynas waith rhwng yr Adran a Chynulliad Cenedlaethol Cymru ei rheoli gan y Memorandwm Dealltwriaeth ynghylch Datganoli sy’n cynnwys cyfres o gytundebau rhwng llywodraeth y DU a gweinyddiaethau datganoledig, sy’n rhestru’r egwyddorion sydd wrth wraidd y berthynas rhyngddynt. Ar ben hynny mae gan yr Adran gontract cytunedig a chyhoeddedig â Chynulliad Cenedlaethol Cymru.
Cyflwyno gwasanaethau
Byddwn yn sicrhau bod cymaint ag y bo modd o’n gwasanaethau yn cael eu darparu yn Gymraeg – ac fe roddwn wybod i’r cyhoedd pryd y byddant ar gael.
Ein dyletswyddau rheoleiddio - a’r gwasanaethau a gyflawnir ar ein rhan gan drydydd partïon
Caiff rhai o’r gwasanaethau y mae’r Adran yn eu darparu mewn cysylltiad â’i chyfrifoldeb yng Nghymru, eu cyflawni ar ei rhan gan sefydliadau eraill fel asiantau, ymgynghorwyr a chontractwyr (yn cynnwys cyrff gwirfoddol ac eraill). Os yw’r gwasanaethau hyn yn cael eu cyflawni gan CCA, Asiantaethau neu gontractwyr, bydd yr Adran yn dwyn i’w sylw y cyfrifoldebau sydd ganddynt o dan eu cynlluniau eu hunain, neu os nad oes cynllun ganddynt, y cyfrifoldebau sydd ganddynt o dan Gynllun yr DfES.
Fel rheol bydd CCA a noddir gan yr Adran yn cyflawni dyletswyddau penodedig o fewn canllawiau’r Llywodraeth, e.e. materion SLC a chyllid myfyrwyr. Mae ganddynt, yn nodweddiadol, eu hunaniaeth neilltuol eu hunain o dan statud penodol. Un o bolisïau sefydlog y Llywodraeth yw ei bod yn cynnal, mewn ymgynghoriad â Thrysorlys EM a Swyddfa’r Cabinet, adolygiad cynhwysfawr o bob CCA bob pum mlynedd.
Byddwn yn annog sefydliadau o’r fath i ystyried yr Iaith Gymraeg ar ddechrau’r broses llunio polisiau a chyn y rhoddir rhaglenni newydd ar waith. Mewn achosion lle mae’r Ysgrifennydd Gwladol, o hyd, yn dal i fod â’r cyfrifoldeb statudol dros, a’r rheolaeth ar, gyflwyno’r gwasanaethau:
- Byddwn yn sicrhau bod y sefydliadau hyn yn dilyn telerau Cynllun yr DfES lle mae hynny’n berthnasol i’r gwasanaethau y maent yn eu darparu ar ein rhan (neu i unrhyw wasanaethau y maent yn eu his-gontractio);
- Pan fyddwn ni’n cynnig gwaith ar gontract, byddwn yn cynnwys manyleb ynghylch gofynion yr DfES ar gyfer defnyddio’r Gymraeg (lle mae hynny’n berthnasol);
- Bydd y sefydliadau hyn yn gorfod rhoi adroddiad ynghylch eu cydymffurfiad â thelerau’r Cynllun hwn.
Safonau ansawdd
Byddwn yn cyflwyno gwasanaeth o’r un safon uchel yn Gymraeg a Saesneg ac yn ufuddhau i safonau’r Adran mewn perthynas â hyn. Byddwn yn monitro ein perfformiad mewn perthynas â’r safon hon ac yn cyhoeddi’r canlyniadau yn ein Hadroddiad Blynyddol - fe anfonir copi ohono at Fwrdd yr Iaith Gymraeg bob blwyddyn. Byddwn hefyd yn monitro ac yn rhoi adroddiad ar berfformiad y sefydliadau hynny sy’n cael eu cynnwys o fewn cwmpasiad Cynllun yr DfES.
Ymdrin â’r Cyhoedd sy’n siarad Cymraeg
Gohebiaeth
Dyma ein trefn arferol:
Pan fydd rhywun yn ysgrifennu atom yn Gymraeg byddwn yn anfon ateb yn Gymraeg (os oes angen ateb). Bydd ein hamser targed ar gyfer ateb yr un fath â’r hwnnw ar gyfer ateb llythyrau a ysgrifennir yn Saesneg.
Os yw fersiynau Cymraeg a Saesneg unrhyw ohebiaeth yn gorfod cael eu cyhoeddi ar wahân, ein trefn arferol fydd sicrhau bod y ddau fersiwn ar gael ar yr un pryd.
Bydd dogfennau amgaeëdig, a anfonir gyda llythyrau dwyieithog, hwythau’n ddwyieithog pan maent ar gael.
Bydd dogfennau amgaeëdig, a anfonir gyda llythyrau Cymraeg, hwythau’n Gymraeg neu ddwyieithog pan maent ar gael. Bydd yr uchod yn berthnasol i ohebiaeth e-bost yn ogystal â gohebiaeth ar bapur.
Fe arwyddir pob gohebiaeth copi caled yn Gymraeg a anfonir gennym.
Byddwn yn defnyddio system sgorio, i’w chytuno gyda’r Bwrdd, er mwyn rhestru yn wrthrychol unrhyw ohebiaeth safonol neu ar ffurf cylchlythyrau nad ydynt yn gorfod cael eu cyhoeddi yn Gymraeg, neu’n ddwyieithog (er enghraifft, pan mae’r ohebiaeth yn dechnegol neu’n hirfaith iawn).
Cyfathrebu dros y ffôn
Oherwydd ein lleoliad, nid yw’n ymarferol inni gynnal sgyrsiau ffôn yn Gymraeg. Fodd bynnag, pan fyddwn ni’n sefydlu llinellau cymorth, neu gyfleusterau tebyg, er mwyn rhoi gwybodaeth, gwasanaethau neu gefnogaeth i’r cyhoedd yng Nghymru, byddwn yn darparu gwasanaeth iaith Gymraeg. Caiff hyn ei hysbysebu ochr yn ochr â’r gwasanaeth Saesneg. Bydd y ddau wasanaeth yn rhannu’r un rhif ffôn.
Cyfarfodydd cyhoeddus
Byddwn yn darparu cyfieithu ar y pryd o’r Gymraeg i’r Saesneg yn ein cyfarfodydd cyhoeddus oni bai ein bod wedi cadarnhau bod yr holl gyfranogwyr yn debygol o ddefnyddio’r un iaith.
Bydd gwahoddiadau a hysbysebion ar gyfer cyfarfodydd cyhoeddus yn ddwyieithog a byddant naill ai’n nodi y bydd cyfleusterau cyfieithu ar gael neu byddant yn gwahodd y cyhoedd i roi gwybod inni ymlaen llaw ym mha iaith y byddant yn dymuno siarad.
Byddwn yn rhoi gwybod i bobl sy’n mynychu cyfarfodydd cyhoeddus pryd y mae cyfleusterau cyfieithu ar gael - ac yn eu hannog i gyfrannu yn Gymraeg a Saesneg.
Ein trefn arferol fydd darparu papurau a gwybodaeth arall ar gyfer cyfarfodydd cyhoeddus, yn Gymraeg a Saesneg - a sicrhau y bydd adroddiadau a phapurau ar ôl cyfarfodydd cyhoeddus yn cael eu cyhoeddi yn Gymraeg a Saesneg.
Cyfarfodydd eraill gyda’r cyhoedd yng Nghymru
Oherwydd ein lleoliad ni fyddai’n ymarferol inni gynnal cyfarfodydd wyneb yn wyneb gyda’r cyhoedd trwy gyfrwng y Gymraeg.
Ein delwedd gyhoeddus
Ymgyrchoedd cyhoeddusrwydd, arddangosfeydd a hysbysebu
- Caiff gweithgareddau Hysbysebu a Chyhoeddusrwydd yng Nghymru eu cynnal yn Gymraeg a Saesneg.
- Bydd hysbysebion a roddir mewn papurau newydd sy’n cael eu dosbarthu’n bennaf neu’n gyfan gwbl yng Nghymru, yn ddwyieithog (neu byddant yn Gymraeg yn unig yn achos cyhoeddiadau Cymraeg). Bydd fersiynau Cymraeg a Saesneg yn ymddangos ar yr un pryd, a byddant yn gyfartal o ran maint, amlygrwydd a safon).
- Bydd hysbysebu yn yr awyr agored a gynhelir yng Nghymru, yn Gymraeg a Saesneg.
- Os yw’r llinell gymorth ar y ffôn yn rhan o ymgyrch sy’n berthnasol i gynulleidfa Gymraeg ei hiaith, bydd yr DfES yn sicrhau bod gwasanaeth Cymraeg yn cael ei gynnig. Caiff argaeledd gwasanaeth o’r fath ei egluro’n glir mewn unrhyw gyhoeddusrwydd sy’n gysylltiedig â hynny.
- Caiff arolygon sy’n ceisio sylwadau barn y cyhoedd yng Nghymru, eu cynnal yn Gymraeg a Saesneg.
- Bydd y stondinau arddangosfa a gwybodaeth i’r cyhoedd, yn Gymraeg a Saesneg.
- Caiff hysbysebion ar y teledu, radio ac yn y sinema eu cynnal yn Gymraeg a Saesneg. Bydd ymgyrchoedd ar y teledu sydd i’w gweld ar S4C yn ystod oriau’r rhaglenni Cymraeg, yn Gymraeg. Bydd ymgyrchoedd ar y radio sy’n cael eu darlledu, ar Radio Cymru neu yn ystod rhaglenni Cymraeg ar orsafoedd radio masnachol, yn Gymraeg.
Cyhoeddi ac argraffu deunydd sydd wedi’i dargedu at y cyhoedd yng Nghymru (yn cynnwys ffurflenni a deunydd eglurhaol cysylltiedig)
Ein harfer arferol fydd cyhoeddi’r deunydd a ddarperir i’r cyhoedd yn ddwyieithog, gyda’r fersiynau Cymraeg a Saesneg gyda’i gilydd mewn un ddogfen.
Os yw’r fersiynau Cymraeg a Saesneg yn gorfod cael eu cyhoeddi ar wahân (er enghraifft, lle byddai un ddogfen yn rhy hirfaith neu swmpus), yna bydd y ddau fersiwn o’r un maint a safon - a’n trefn arferol fydd sicrhau bod y ddau fersiwn ar gael ar yr un pryd a’r un mor hawdd i’w cael â’i gilydd. Bydd y ddau fersiwn yn dangos yn glir bod y deunydd ar gael yn yr iaith arall.
Byddwn yn defnyddio system sgorio, i’w chytuno gyda’r Bwrdd, er mwyn dweud yn wrthrychol pryd y dylai deunydd gael ei gyhoeddi yn fersiynau Cymraeg neu Saesneg – ar wahân – neu yn ddogfennau dwyieithog.
Os na fydd hi ar gael yn rhad ac am ddim, ni fydd pris dogfen ddwyieithog yn uwch na chyhoeddiad mewn un iaith - a bydd pris fersiynau Cymraeg a Saesneg - ar wahân - yr un faint.
Bydd yr uchod hefyd yn berthnasol i ddeunydd a ddarperir yn electronig ar ein gwefan, ar CD-Rom neu fel arall.
Os yw dogfennau’n cael eu llunio ar wahân yn Saesneg ac yn Gymraeg, ni fydd unrhyw wahaniaeth yn y pris i’r prynwr. Os yw CCA yn cyflwyno gwasanaethau ar ei rhan, bydd yr DfES yn dwyn i’w sylw y cyfrifoldebau sydd ganddynt naill ai o dan eu cynllun(iau) eu hunain neu o dan gynllun yr DfES, fel y bo’n briodol. Bydd staff, ymgynghorwyr, dylunwyr a chyhoeddwyr yn cael cyfarwyddyd ar gyfer ymdrin â chyhoeddiadau cyhoeddus.
Gwefannau
Wrth ddylunio gwefannau newydd neu ailddatblygu ein gwefannau presennol, byddwn yn cymryd i ystyriaeth ganllawiau Bwrdd yr Iaith Gymraeg ynghylch dylunio gwefannau.
Bydd gan ein gwefannau gynnwys yn Gymraeg a Saesneg.
Ein trefn arferol fydd darparu fersiynau Cymraeg o’r wybodaeth gwelywiol sefydlog ac/neu’r wybodaeth ryngweithiol ar ein gwefannau.
Pryd bynnag y byddwn yn rhoi cyhoeddiadau yn Saesneg ar ein gwefannau, caiff y fersiynau Cymraeg, os ydynt ar gael, eu gosod yno ar yr un pryd.
Byddwn yn paratoi rhaglen, i’w chytuno gyda Bwrdd yr Iaith Gymraeg, syn disgrifio sut y byddwn yn cynnwys iaith Gymraeg ein gwefan dros amser.
Byddwn yn sicrhau bod y canlynol yn ymddangos ar safle’r DfES:
- Cynllun Iaith Gymraeg yr DfES
- Fersiynau Cymraeg o’r deunydd sydd i’w weld ar y Rhyngrwyd, lle cafodd fersiynau Cymraeg eu llunio o’r copi caled cyfatebol
- Crynodeb o adroddiad monitro’r DfES ar ei fesurau iaith Gymraeg
Hysbysiadau swyddogol, rhybuddion cyhoeddus a hysbysiadau recriwtio staff
Bydd unrhyw hysbysiadau cyhoeddus/swyddogol neu hysbysebion recriwtio sy’n ymddangos yn y cyfryngau Cymraeg, yn ymddangos yn Gymraeg a Saesneg, ac yn cael eu dangos gyda’i gilydd a byddant yn gyfartal o ran patrwm, maint, safon, cymhwyster ac amlygrwydd.
Datganiadau i’r wasg a chyswllt â’r cyfryngau
Caiff datganiadau i’r wasg a’r cyfryngau darlledu yng Nghymru eu cyhoeddi yn Gymraeg a Saesneg os yw’r terfynau amser yn caniatáu - neu yn ôl hoff ddewis iaith y sefydliad cyfryngau neu’r cyhoeddiad sy’n eu derbyn.
Rhoi’r cynllun ar waith
Staffio
Nid oes gennym swyddfeydd yng Nghymru. Serch hynny, byddwn yn ceisio gwybodaeth am sgiliau Cymraeg y bobl sy’n ymgeisio am swyddi a’r staff presennol. Caiff hyn ei drin a’i drafod o dan Recriwtio, isod.
Recriwtio
Ar gyfer unrhyw swyddi sydd â chysylltiad helaeth a rheolaidd â’r cyhoedd yng Nghymru byddwn yn ystyried a ddylai rhuglder yn y Gymraeg fod yn sgil dymunol neu hanfodol - a dywedir hyn mewn disgrifiadau deheurwydd a hysbysebion swyddi.
Hyfforddiant ieithyddol
Byddwn yn cefnogi a chyllido hyfforddiant i’r staff sydd, fel rhan o’u dyletswyddau, yn cael cysylltiad helaeth a rheolaidd â’r cyhoedd yng Nghymru – ac sy’n dymuno dysgu Cymraeg, neu wella eu Cymraeg.
Byddwn yn gadael i staff fynd ar gyrsiau yn ystod oriau gwaith.
Hyfforddiant galwedigaethol
Pryd bynnag y bo’n ymarferol, byddwn yn darparu hyfforddiant galwedigaethol yn Gymraeg, er mwyn datblygu gallu’r staff sydd, fel rhan o’u dyletswyddau, yn cael cysylltiad helaeth a rheolaidd â’r cyhoedd yng Nghymru.
Trefniadau mewnol
Mae ein sefydliad wedi rhoi ei awdurdod, cefnogaeth a chymeradwyaeth lawn i’r mesurau yn y cynllun hwn.
Y rheolwyr fydd â’r cyfrifoldeb am weithredu’r agweddau hynny ar y cynllun sy’n berthnasol i’w gwaith.
Cyhoeddir y cynllun hwn i’n staff, a’r cyhoedd yng Nghymru. Caiff ei gyhoeddi ar ein gwefan mewn man amlwg.
Byddwn yn cynhyrchu cyngor ar gyfer ein staff er mwyn sicrhau eu bod yn gwybod sut i weithredu’r mesurau a gynhwysir yn y cynllun hwn.
Byddwn yn sicrhau mai dim ond cyfieithwyr cymwys y byddwn yn eu defnyddio i helpu gyda’r gwaith o gyflwyno’r cynllun hwn.
Yr Uwch Swyddog sydd â Chyfrifoldeb
Tina Haslam, Rheolwr Is-adrannol, Is-adran Materion Cyhoeddus, Adran Addysg a Sgiliau, Sanctuary Buildings, Great Smith Street, Llundain SW1P 3BT.
Mesurau Perfformiad
Bydd yr Adran yn sicrhau, trwy ei Hisadran Materion Cyhoeddus, bod ei pherfformiad, a pherfformiad y rhai hynny sy’n darparu neu’n gweinyddu gwasanaethau ar ei rhan, wrth fodloni’r holl ymrwymiadau a wnaed yn y Cynllun hwn, yn cael eu monitro yn rheolaidd mewn perthynas â’r meini prawf canlynol.
- yr angen posibl i ddarparu ar gyfer siaradwyr Cymraeg ar ddechrau polisiau newydd neu cyn y rhoddir rhaglenni newydd ar waith;
- yr angen i ufuddhau i safonau’r Adran, pa un a yw’r ohebiaeth yn Gymraeg neu Saesneg;
- yr angen i CCA ufuddhau i naill ai Gynllun yr Adran, neu eu cynlluniau eu hunain;
- yr angen i fonitro cyhoeddiadau, ffurflenni, hysbysebion dwyieithog, a deunydd cyhoeddedig arall sy’n ddwyieithog, wrth iddynt gael eu cyflwyno;
- yr angen i fonitro maes darparu a gweinyddu gwasanaethau gan asiantau a chontractwyr yr DfES er mwyn sicrhau eu bod yn cydymffurfio â’r Cynllun;
- yr angen i fonitro cwynion/sylwadau am y gwasanaeth
Bydd y cynllun yn cael ei hysbysebu i’r staff, a’r cyhoedd yng Nghymru. Caiff ei gyhoeddi ar ein gwefan mewn man amlwg.
Byddwn yn llunio cyfarwyddyd i’n staff er mwyn sicrhau eu bod yn gwybod sut i weithredu’r mesurau sydd yn y cynllun hwn.
Byddwn yn sicrhau mai dim ond cyfieithwyr neu ddehonglwyr a ddefnyddir gennym er mwyn cynorthwyo i gyflawni’r cynllun hwn.
Monitro
Byddwn yn rhoi adroddiad blynyddol i Fwrdd yr Iaith Gymraeg. Ynddo byddwn yn disgrifio’r cynnydd a wnaed ynghylch gweithredu mewn perthynas â’r amserlen a’r safonau sydd yn y Cynllun hwn. Byddwn hefyd yn darparu dadansoddiad o nifer a natur y cwynion a’r awgrymiadau gan y cyhoedd.
Adolygu a newid y cynllun
Byddwn yn adolygu’r cynllun hwn o fewn pedair blynedd iddo ddod i rym.
Hefyd, o dro i dro, efallai y bydd rhaid inni adolygu’r cynllun hwn, neu gynnig newidiadau yn y cynllun hwn, oherwydd newidiadau yn ein dyletswyddau, neu newidiadau yn yr amgylchiadau y byddwn yn cyflawni’r dyletswyddau hynny ynddynt, neu am unrhyw reswm arall.
Ni wneir unrhyw newidiadau yn y cynllun hwn heb gymeradwyaeth Bwrdd yr Iaith Gymraeg.
Cwynion ac awgrymiadau ar gyfer gwella
Dylai aelodau’r cyhoedd yng Nghymru sy’n dymuno gwneud cwyn, neu roi sylwadau ar weithredu Cynllun Iaith Gymraeg yr Adran gysylltu â: Yr Uned Cyfathrebu â’r Cyhoedd, Adran Addysg a Sgiliau, BLWCH SP 12, Runcorn, Sir Gaer WA7 2GJ. Byddwn yn ceisio ymateb i bob sylw a chwyn yn unol â safonau’r Adran.
Neu gydag e-bost at: info@dfes.gsi.gov.uk.
DEPARTMENT FOR EDUCATION AND SKILLS
Welsh Language Scheme: 2006
Introduction
Under the Welsh Language Act 1993 every public body providing services to the public in Wales has to prepare a scheme setting out how it will provide those services in Welsh.
This is our scheme.
It describes how we will give effect, so far as is both appropriate in the circumstances and reasonably practicable, to the principle established by the Welsh Language Act that, in the conduct of public business and the administration of justice in Wales, the Welsh and English languages should be treated on a basis of equality.
The scheme covers the services that we provide to the public in Wales.
In this scheme, the term public means individuals, legal persons and corporate bodies. It includes the public as a whole, or a section of the public, as well as individual members of the public. The term includes voluntary organisations and charities. Directors and others representing limited companies are also within the meaning of the term ‘public’. It does not, however, include persons who are acting in a capacity which is representative of the Crown, Government or the State. Consequently, persons who fulfil official functions of a public nature, even though they are legal persons, do not come within the meaning of the word public when they are fulfilling those official functions.
Further information about the scope and purpose of Welsh language schemes can be found in the Welsh Language Board’s guidelines (www.Welsh-language-board.org.uk).
This scheme was prepared under Section 21 of the Act - and in accordance with guidelines issued by the Welsh Language Board under Section 9 of the Act. It came into effect on 11/9/06.
Background to the organisation
Following the General Election in June 2001 a new Department for Education and Skills was established with the purpose of creating opportunity, releasing potential and achieving excellence for all.
The Department comprises seven Directorates and a number of Non-Departmental Public Bodies (NDPBs), which either have their own schemes, will set up their own schemes in due course, or will adhere to the Department's Scheme.
The Department continues to be responsible in England and Wales for: Investors in People; Sector Skills Councils; Teacher Misconduct; Teachers Pay & Conditions of Service; and Teacher Pensions.
Our staff are located at offices in London, Sheffield, Darlington and Runcorn.
The Department’s website address is: http://www.dfes.gov.uk/
Our contact details can be found at the end of the scheme.
Service planning and delivery
Policies and legislation
Our policies and services will be consistent with this scheme. They will support the use of Welsh and will, whenever possible, help the public in Wales use Welsh as part of their day to day lives.
The Department has a strategic role in respect of its NDPBs and will draw their attention to their responsibilities under their own schemes/DfES' Scheme at the outset of the policy making process and prior to implementation of new programmes.
Working relations between the Department and the National Assembly for Wales are governed by the Devolution Memorandum of Understanding which comprises a series of agreements between the UK government and the devolved administrations, setting out the principles which underlie relations between them. The Department also has an agreed and published bilateral concordat with the National Assembly for Wales.
Delivering services
We will ensure that as many as possible of our services are available in Welsh – and we will let the public know when they are.
Our regulatory functions – and services undertaken on our behalf by third parties
Some of the services that the Department provides in connection with its responsibility in Wales are carried out for it by other organisations such as agents, consultants and contractors (including voluntary and other bodies). Where these services are carried out by NDPBs, Agencies, or contractors, the Department will draw their attention to their responsibilities under their own schemes, or where they have no scheme, to their responsibilities under the DfES Scheme.
NDPBs sponsored by the Department generally carry out prescribed functions within Government guidelines, e.g. the SLC and student finance matters. They typically have their own separate identity under specific statute. It is fixed Government policy to undertake, in consultation with HM Treasury and the Cabinet Office, a comprehensive review of each NDPB on a five year cycle.
We shall encourage such organisations to consider the Welsh language at the outset of the policy making process and prior to implementation of new programmes. In cases where statutory responsibility for, and control of, delivering the services remains with the Secretary of State:
- We shall ensure that these organisations follow the terms of the DfES Scheme where it is relevant to the services they are providing on our behalf (or to any services they sub-contract);
- When we put services out to contract, we shall include specification for DfES' requirements for the use of Welsh (where relevant);
- These organisations will be required to report on their compliance with the terms of this Scheme.
Standards of quality
We shall deliver an equally high quality service in Welsh and English, and adhere to Departmental standards in this respect. We shall monitor our performance against this standard, and publish results in our Annual Report - a copy of which will be sent to the Welsh Language Board each year. We shall also monitor and report on the performance of those organisations which fall within the ambit of DfES' Scheme.
Dealing with the Welsh speaking public
Correspondence
Our normal practice will be as follows:
When someone writes to us in Welsh we will issue a reply in Welsh (if a reply is required). Our target time for replying will be the same as for replying to letters written in English.
If the Welsh and English versions of any correspondence have to be published separately, our normal practice will be to ensure that both versions are available at the same time.
Enclosures sent with bilingual letters will be bilingual, when available.
Enclosures sent with Welsh letters will be Welsh or bilingual, when available.
The above will apply to e-mail correspondence as well as paper correspondence.
All hard-copy Welsh correspondence that we issue will be signed.
We will use a scoring system, to be agreed with the Board, to identify objectively any standard or circular correspondence which need not be published in Welsh, or bilingually (for instance, when the correspondence is very technical or lengthy).
Telephone communications
Because of our location it would not be practicable for us to conduct telephone conversations in Welsh. However, when we set up telephone help-lines, or similar facilities, to give information, services or support to the public in Wales we will provide a Welsh language service. This will be advertised alongside the English language service. Both services will share the same telephone number.
Public meetings
We will provide simultaneous translation from Welsh into English at our public meetings unless we have established that all participants are likely to use the same language.
Invitations and advertisements for public meetings will be bilingual and either note that translation facilities will be available or invite the public to let us know in advance in which language they wish to speak.
We will let those attending public meetings know when translation facilities are available – and encourage contributions in Welsh and English.
Our normal practice will be to provide papers and other information for public meetings in Welsh and English – and for reports or papers produced following public meetings to be published in Welsh and English.
Other meetings with the public in Wales
Because of our location it would not be practicable for us to conduct face-to-face meetings with the public through the use of Welsh.
Our public face
Publicity campaigns, exhibitions and advertising
- Advertising and Publicity activities in Wales will be conducted in both English and Welsh.
- Advertisements placed in newspapers distributed mainly or wholly in Wales will be bilingual (or will be in Welsh only in the case of Welsh language publications). English and Welsh versions will appear simultaneously, and be equal with regard to size, prominence and quality.
- Outdoor advertising conducted in Wales will be in Welsh and English.
- Where a telephone helpline forms part of a campaign that is applicable to a Welsh speaking audience, DfES will ensure that a Welsh language service is offered. The availability of such a service will be made clear in any associated publicity.
- Surveys sounding out the general public in Wales will be conducted in both English and Welsh.
- Exhibition and public information stands in Wales will be in both English and Welsh.
- Television, cinema and radio advertising will be conducted in Welsh and English. Television campaigns which appear on S4C during Welsh programming hours will be in Welsh. Radio campaigns broadcast during Welsh language programmes on commercial radio stations will be in Welsh.
Publishing and printing material directed at the public in Wales (including forms and associated explanatory material)
Our normal practice will be to publish material made available to the public bilingually, with the Welsh and English versions together in one document.
If the Welsh and English versions have to be published separately (for instance, where a single document would be too lengthy or bulky), both versions will be of equal size and quality - and our normal practice will be to ensure that both versions are available at the same time and are equally accessible. Each version will note clearly that the material is available in the other language.
We will use a scoring system, to be agreed with the Board, to identify objectively when material should be published as separate Welsh and English versions or as bilingual documents.
If not available free of charge, the price of a bilingual document will not be greater than that of a single language publication - and the price of separate, Welsh and English versions will be the same.
The above will also apply to material made available electronically on our website, on CD Rom or otherwise.
Where documents are produced separately in English and in Welsh, there will be no difference in price to the purchaser. Where NDPBs deliver services on its behalf, DfES will draw their attention to their responsibilities under either their own scheme(s) or the DfES' Scheme, as appropriate. Staff, consultants, designers and publishers will be issued with guidance for dealing with bilingual publications.
Websites
When designing new websites or redeveloping our existing websites, we will take into account the Welsh Language Board’s guidelines on website design.
Our websites will include content in both Welsh and English.
Our normal practice will be to provide Welsh versions of the fixed navigational and/or interactive information on our websites.
Whenever we post English language publications on our websites, the Welsh versions, if available, will be posted at the same time.
We will prepare a programme, to be agreed with the Welsh Language Board, setting out how we will increase the Welsh language content of our website over time.
We will ensure that the following appear on the DfES site:
- DfES’ Welsh Language Scheme
- Welsh language versions of material appearing on the Internet where Welsh language versions have been produced of the hard copy equivalent
- The DfES Annual Report on its Welsh language measures
Official notices, public notices and staff recruitment notices
Any public/official notices or recruitment advertisements that appear in the Welsh media will appear in both Welsh and English, be shown together and be equal in terms of format, size, quality, legibility and prominence.
Press releases and contact with the media
Press releases to the press and broadcasting media in Wales will be issued in Welsh and English where deadlines permit - or according to the language preference of the recipient media organisation or publication.
Implementing the scheme
Staffing
We have no offices in Wales. Even so, we will seek information about the Welsh language skills of job applicants and existing staff. This is discussed under Recruitment, below.
Recruitment
For any posts having extensive and regular contact with the public in Wales we will consider whether fluency in Welsh should be a desirable or essential skill – and this will be stated in job competencies and advertisements.
Language training
We will support and fund training for staff who, as part of their duties, have extensive and regular contact with the public in Wales – and who wish to learn Welsh, or improve their Welsh.
We will allow staff to attend courses during work.
Vocational training
Whenever practicable, we will provide vocational training in Welsh to develop the ability of staff who, as part of their duties, have extensive and regular contact with the public in Wales.
Internal arrangements
The measures in this scheme carry the full authority, support and approval of our organisation.
Managers will have the responsibility of implementing those aspects of the scheme relevant to their work.
The scheme will be publicised to our staff, and to the public in Wales. It will be published on our website in a prominent place.
We will produce guidance, for our staff to ensure that they know how to implement the measures contained in this scheme.
We will ensure that we use only qualified translators or interpreters to help with the delivery of this scheme.
Senior Officer Responsible
Tina Haslam, Divisional Manager, Public Affairs Division, Department for Education and Skills, Sanctuary Buildings, Great Smith Street, London SW1P 3BT.
Performance Measures
The Department will ensure, via its Public Affairs Division, that its performance, and the performance of those who provide or administer services on its behalf, in meeting all of the commitments made in this Scheme is regularly monitored against the following criteria:
- the possible need to make provision for Welsh speakers at the outset of new policies or prior to the implementation of new programmes;
- the need for Departmental standards to be adhered to, whether correspondence is in English or Welsh;
- the need for NDPBs to adhere to either the Department's Scheme, or their own schemes;
- the need to monitor the introduction of bilingual publications, forms, notices and other published material;
- the need to monitor the provision and administration of services by DfES' agents and contractors to ensure compliance with this Scheme; and
- the need to monitor complaints/comments about the service.
Monitoring
We shall provide the Welsh Language Board with an annual report which will describe progress on implementation against the timetable and standards contained in this Scheme. We shall also provide an analysis of the number and nature of complaints and suggestions from the public.
Reviewing and amending the scheme
We will review this scheme within four years of its coming into effect.
Also, from time to time, we may need to review this scheme, or propose amendments to this scheme, because of changes to our functions, or to the circumstances in which we undertake those functions, or for any other reason.
No changes will be made to this scheme without the Welsh Language Board’s approval.
Complaints and suggestions for improvement
Members of the public in Wales who wish to complain, or comment on the Department's application of its Welsh Language Scheme should contact: The Public Communications Unit, Department for Education and Skills, PO BOX 12, Runcorn, Cheshire WA7 2GJ. We shall aim to respond to all comments and complaints in line with Departmental standards.
Or by e-mail to: info@dfes.gsi.gov.uk.
